Dziedzictwo w sieci: Digitalizacja w erze przemian / Heritage Online: Digitization in an Era of Change - Konferencja - BRIDGE of Knowledge

REGULAMIN KONFERENCJI      

„Dziedzictwo w sieci: digitalizacja w erze przemian”

13-14 października 2025

Politechnika Gdańska

Gmach Główny - Dziedziniec Fahrenheita

Narutowicza 11/12

Gdańsk

§ I Postanowienia ogólne

1. Przepisy niniejszego Regulaminu mają zastosowanie wobec Uczestników międzynarodowej konferencji „Dziedzictwo w sieci: digitalizacja w erze przemian”, którego Organizatorem jest Biblioteka Politechniki Gdańskiej.
2. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w programie konferencji i zobowiązuje się do publikacji na stronie internetowej aktualnych informacji.
3. Organizator w ramach opłaty konferencyjnej zapewnia Uczestnikom przerwy kawowe, lunche oraz kolację 13 października 2025.
4. Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:
   • Uczestnik: osoba fizyczna lub prawna dokonująca rejestracji na konferencję poprzez Formularz Zgłoszeniowy, dostępny na stronie internetowej konferencji. Wyróżnia się dwa rodzaje uczestnictwa: Słuchacz i Prelegent.
   • Słuchacz: osoba uczestnicząca w konferencji bez wystąpienia.
   • Prelegent: osoba uczestnicząca w konferencji z wystąpieniem.
   • Potwierdzenie udziału: mail wysyłany przez Organizatora konferencji w odpowiedzi na zgłoszenie dokonane poprzez Formularz Zgłoszeniowy.
   • Strona internetowa konferencji: https://event.mostwiedzy.pl/e/15latpbc

§ II Zgłoszenie udziału

1. Warunkiem uczestnictwa w konferencji jest zgłoszenie udziału poprzez poprawne wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego, dostępnego na stronie internetowej konferencji oraz dokonanie płatności za udział w konferencji.
2. Uczestnik zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia Formularza Zgłoszeniowego.
3. Uczestnik ma prawo dokonać zmiany danych, które zapisał w Formularzu Zgłoszeniowym za pomocą strony internetowej konferencji lub poprzez zgłoszenie takiej zmiany drogą elektroniczną na adres event.bpg@pg.edu.pl.
4. Pola tekstowe (nie będące polami wyboru) Formularza Zgłoszeniowego należy wypełnić używając pełnych nazw, bez użycia skrótów.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do Formularza Zgłoszeniowego błędnych danych przez Uczestnika.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do dysponowania listą Uczestników i publikowania imion, nazwisk oraz nazw instytucji lub firm wraz ze stanowiskami i stopniami naukowymi osób biorących udział w konferencji w celach promocji wydarzenia.
7. Wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na przesyłanie Uczestnikowi środkami komunikacji elektronicznej informacji związanej z konferencją.
8. Potwierdzenie udziału w konfernecji zostanie wysłane w ciągu 5 dni roboczych po dokonaniu płatności zgodnie z § III.
9. Rejestracja udziału zostaje zamknięta 30.09.2025 o godz. 13:00 lub po osiągnięciu limitu miejsc (120 osób). Decyduje kolejność zgłoszeń.
10. Uczestnicy, którzy zgłosili chęć aktywnego uczestnictwa w konferencji poprzez wygłoszenie prezentacji, są także zobowiązani do wypełnienia Formularza Zgłoszeniowego i zaznaczenia właściwej formy uczestnictwa – „Prelegent”.

§ III Płatności

1. Udział w konferencji jest płatny.
2. Opłata za udział w konferencji wynosi 350,00 PLN brutto dla Słuchaczy i 250,00 PLN brutto dla Prelegentów. Sponsorzy uczestniczą zgodnie z zasadami obowiązującymi w ramach wybranej opłaty sponsorskiej.
3. Opłata powinna zostać uiszczona do dnia 30.09.2025 r. za pomocą dedykowanej strony płatności lub na rachunek bankowy podane na stronie konferencji. Za dzień uiszczenia opłaty oznaje się dzień zaksięgowania środków na rachunku organizatora.
4. W ciągu 14 dni od dokonania płatności uczestnik otrzyma fakturę VAT na adres e-mail podany w formularzu dedykowanej strony płatności.

§ IV Uczestnictwo

1. Warunkiem uczestnictwa w konferencji jest wniesienie opłaty wymienionej w § III, która obejmuje:
   • uczestnictwo we wszystkich sesjach konferencji
   • przerwy kawowe i lunche w dn. 13-14.10.2025 r.
   • materiały konferencyjne
   • uroczystą kolację w dniu 13.10.2025 r.
2. Opłata nie obejmuje kosztów transportu i zakwaterowania.

§ V Rezygnacja z uczestnictwa

1. Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału w konferencji po przesłaniu informacji o rezygnacji drogą elektroniczną na adres e-mail: event.bpg@pg.edu.pl. Wykreślenie z listy Uczestników następuje niezwłocznie po przesłaniu potwierdzenia ze strony Organizatora.
2. Rezygnacja z udziału w konferencji do dn. 03.10.2025 r. do godz. 13:00, skutkuje zwrotem całości opłaty konferencyjnej. Po tym terminie zwrot opłaty nie będzie możliwy.

§ VI Ochrona danych osobowych i odpowiedzialność Uczestników

1. Dane osobowe Uczestników będą przechowywane i przetwarzane w zakresie niezbędnym do obsługi  i rozliczenia konferencji.
2. Podczas konferencji Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne i wideo. Uczestnictwo w wydarzeniach jest połączone z wyrażeniem zgody na wykorzystywanie wizerunku każdego z Uczestników, Prelegentów i Prowadzących w materiałach informacyjnych i promocyjnych konferencji.
3. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych znajdują się w klauzuli informacyjnej dostępnej na stronie: Klauzula informacyjna - uczestnik konferencji | Politechnika Gdańska

§ VII Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo – w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych – do odwołania lub przełożenia konferencji.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas konferencji.
4. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.07.2025 r. Organizator ma prawo do zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie trzech dni od dnia publikacji na stronie internetowej konferencji.

§ I General Provisions

1. These Rules and Regulations apply to Participants of the international conference “Heritage Online: Digitisation in an Era of Change,” organized by the Library of Gdańsk University of Technology.
2. The Organizer reserves the right to make changes to the conference programme and undertakes to publish current information on the conference website.
3. As part of the conference fee, the Organizer provides Participants with coffee breaks, lunches, and a dinner on October 13, 2025.
4. The following terms used in these Rules and Regulations shall have the following meanings:

Participant: a natural or legal person who registers for the conference via the Registration Form available on the conference website. Two types of participation are distinguished: Attendee and Speaker.
Attendee: a person attending the conference without giving a presentation.
Speaker: a person attending the conference with a presentation.
Confirmation of Participation: an email sent by the Organizer in response to the registration submitted via the Registration Form.
Conference Website: https://event.mostwiedzy.pl/e/15latpbc

§ II Registration for Participation

1. Participation in the conference requires completing the Registration Form available on the conference website and paying the conference fee.
2. The Participant undertakes to complete the Registration Form accurately and truthfully.
3. The Participant may update their registration details via the conference website or by notifying the Organizer by email at event.bpg@pg.edu.pl.
4. Text fields (excluding dropdowns or selection fields) in the Registration Form should be completed using full names, without abbreviations.
5. The Organizer is not liable for any damages resulting from incorrect data entered into the Registration Form by the Participant.
6. The Organizer reserves the right to manage the list of Participants and publish the names, institutional affiliations, job titles, and academic degrees of people participating in the conference for promotional purposes.
7. Completing the Registration Form constitutes consent to receive electronic communications related to the conference.
8. The Confirmation of Participation will be sent within 5 business days after payment is received, as specified in § III.
9. Registration closes on September 30, 2025, at 1:00 PM or earlier if the maximum number of Participants (120) is reached. Applications are processed on a first-come, first-served basis.
10. Participants wishing to give a presentation must also complete the Registration Form and select the appropriate participation type – “Speaker.”

§ III Payments

1. Participation in the conference is paid.
2. The fee is EUR 80.00 for Attendee and EUR 50.00 for Speakers. Sponsors participate according to the rules of their selected sponsorship package.
3. The payment should be made by September 30, 2025, via the dedicated payment page or to the bank account provided on the conference website. The payment date is considered the date the funds are credited to the Organizer’s bank account.
4. Within 14 days of payment, a VAT invoice will be sent to the email address provided on the payment form.

§ IV Participation

1. The condition for participation in the conference is payment of the fee specified in § III, which includes:

• attendance at all conference sessions

• coffee breaks and lunches on October 13–14, 2025

• conference materials

• a gala dinner on October 13, 2025
  The fee does not cover transport or accommodation costs.

§ V Withdrawal from Participation

1. Participants may withdraw from the conference by notifying the Organizer via email at event.bpg@pg.edu.pl. Removal from the list of Participants will occur immediately after receiving confirmation from the Organizer.
2. Withdrawal by October 3, 2025, at 1:00 PM entitles the Participant to a full refund of the conference fee. After this deadline, no refunds will be issued.

§ VI Personal Data Protection and Participant Responsibility

1. Participants' personal data will be stored and processed to the extent necessary for the organization and settlement of the conference.
2. The Organizer may take photographs and record videos during the event. Participation implies consent for the use of each Participant’s, Speaker’s, and Host’s image in informational and promotional materials related to the conference.
3. Detailed information regarding the processing of personal data is provided in the privacy notice available on the website: Information clause for the participants of the Conference | Gdańsk University of Technology

§ VII Final Provisions

1. The Organizer reserves the right to cancel or postpone the conference due to circumstances beyond its control.
2. In matters not regulated by these Rules and Regulations, the provisions of the Polish Civil Code shall apply.
3. The Organizer is not responsible for any Participant's belongings that may be lost, damaged, or stolen during the conference.
4. These Rules and Regulations come into effect on July 1, 2025. The Organizer has the right to amend the Rules and Regulations. Changes shall come into effect three days after publication on the conference website.