15 Konferencja Kalorymetrii i Analizy Termicznej - Konferencja - BRIDGE of Knowledge

INFORMACJA ADMINISTRATORÓW DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 oraz art. 26 Rozporządzenia Paramentu Europejskiego 1 Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej ,RODO') informujemy,

że:

I. Administratorami Pani/a danych osobowych są:

• Politechnika Gdańska, ul. Gabriela Narutowicza 11/12, 80-233 Gdańsk, zwana dalej „Politechniką”.
• Polskie Towarzystwo Kalorymetrii i Analizy Termicznej im. Wojciecha Świętosławskiego z siedzibą w Warszawie, ul. Kasprzaka 44/52, 01-224 Warszawa, zwane dalej „PTKAT”
• Stowarzyszenie Naukowe im. Stanisława Staszica z siedzibą w Krakowie, ul. Garncarska 5/2, 31-115 Kraków, zwane dalej „Stowarzyszenie”,

zwane dalej łącznie „Administratorami”.

II. Kategorie danych osobowych

• Administratorzy będą przetwarzać dane osobowe, które zostaną podane w wypełnionym przez Panią/Pana formularzu rejestracyjnym, tj.: imię; nazwisko; tytuł/stopień naukowy; adres e-mail; numer telefonu; instytucja, którą Pani/Pan reprezentuje;
• w przypadku osób indywidualnie wnoszących opłatę konferencyjną z własnego rachunku bankowego; Administratorzy będą również przetwarzać dane rozliczeniowe - numer prywatnego rachunku bankowego.

III. Wspólne uzgodnienia między Administratorami

W związku z organizacją 15 Konferencji Kalorymetrii i Analizy Termicznej  (CCTA15) Administratorzy zawarli umowę o współadministrowaniu danymi osobowymi, w której uzgodnili zakresy swojej odpowiedzialności dotyczącej wypełniania obowiązków wynikających z RODO. W szczególności uzgodniliśmy, że:

Politechnika, jako pełniąca wiodącą rolę w zakresie wykonywania obowiązków nałożonych przez RODO, ponosi odpowiedzialność za:

1. zbieranie danych Uczestników;
2. przetwarzanie danych w celach informacyjnych;
3. przechowywanie i archiwizację danych Uczestników;
4. wypełnianie obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 13 RODO wobec Uczestników poprzez zamieszczenie jej na formularzu rejestracyjnym;
5. zapewnienie Uczestnikom realizacji ich praw wynikających z przepisów RODO. Niezależnie od tego ustalenia. Uczestnicy mogą wykonywać swoje prawa również wobec PTKAT i Stowarzyszenia. W takim przypadku PTKAT i Stowarzyszenie niezwłocznie przekaże takie żądanie Politechnice, która zrealizuje żądanie osoby, której dane osobowe dotyczą;
6. zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu, zgodnie z art. 33 RODO;
7. zawiadamianie Uczestników o naruszeniach ochrony danych osobowych, zgodnie z art. 34 RODO;
8. pełnienie roli punktu kontaktowego dla organu nadzorczego.

Stowarzyszenie i PTKAT świadczą niezbędną pomoc w wykonywaniu przez Politechnikę obowiązków, wynikających z przepisów RODO, w szczególności poprzez:

1. przekazywanie na żądanie Politechniki informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych Uczestników niezwłocznie po otrzymaniu takiego żądania;
2. zgłaszanie Politechnice każdego naruszenia ochrony danych osobowych Uczestników;
3. przekazywanie Politechnice wszelkich informacji niezbędnych do wywiązania się z obowiązku zawiadamiania Uczestników o naruszeniu ochrony ich danych;
4. wspieranie Politechniki w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania Uczestników, w zakresie wykonywania ich praw określonych w rozdziale III RODO;
5. informowanie Politechniki o zapytaniach, wnioskach lub żądaniach pochodzących od Uczestników oraz innych osób fizycznych, krajowych lub unijnych organów administracji publicznej, w tym odpowiednich organów nadzoru oraz od sądów, a także o wszelkich kontrolach lub inspekcjach ze strony takich organów, związanych ze współadministrowaniem danymi osobowymi Uczestników.

Ponadto, Stowarzyszenie odpowiedzialne jest za przetwarzanie danych osobowych Uczestników w związku z zapewnieniem obsługi finansowej konferencji.

IV. Punkt kontaktowy

W sprawach ochrony swoich danych osobowych może się Pani/Pan skontaktować z:Inspektorem Ochrony Danych Politechniki pod adresem email: iod@pg.edu.pl,  pod numerem telefonu +48 58 348-66-29

V. Cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu organizacji i przeprowadzenia 15 Konferencji Kalorymetrii i Analizy Termicznej (CCTA15), w tym komunikacji w związku z udziałem w wyżej wymienionej konferencji na podstawie art. 6 ust 1. lit b) RODO - przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia umowy, której przedmiotem jest rejestracja i udział w 15 Konferencji Kalorymetrii i Analizy Termicznej  (CCTA15).
2. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu zapewnienia obsługi finansowej 15 Konferencję Kalorymetrii i Analizy Termicznej  (CCTA15) na podstawie art. 6 ust 1. lit c) RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze - w związku z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

VI. Okres przechowywania danych osobowych

Okres przechowywania danych osobowych związany jest ze wskazanymi powyżej celami ich przetwarzania. Pani/Pana dane będą przechowywane przez okres niezbędny do prawidłowego zrealizowania i rozliczenia konferencji – 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została zorganizowana konferencja.

VII. Odbiorcy danych

Pana/i dane osobowe mogą zostać przekazywane:

1. podmiotom świadczącym na rzecz każdego z Administratorów usługi informatyczne, obsługę prawną i rachunkową oraz obsługę administracyjną – na podstawie umów przetwarzania danych w imieniu Administratora;
2. organom państwowym, organom ochrony prawnej (Policja, Prokuratura, Sąd) lub organom samorządu terytorialnego w związku z prowadzonym postępowaniem;
3. podmiotowi współpracującemu z Administratorami przy organizacji 15 Konferencji Kalorymetrii i Analizy Termicznej (CCTA15): Ośrodek Konferencyjno – Wypoczynkowy „Hyrny” ul. Piłsudskiego 20, 34-500 Zakopane wyłącznie w zakresie Pani/Pana imienia i nazwiska.

VIII. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych:

1. posiada Pani/Pan prawo do żądania od Administratorów dostępu do swoich danych oraz prawo ich sprostowania, prawo do usunięcia danych, prawo ograniczenia przetwarzania danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w przypadkach i na warunkach określonych w RODO,
2. w przypadku uznania, iż przetwarzanie przez Administratorów Pana/i danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Panu/i prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

IX. Informacja o dobrowolności podania danych

Podanie Administratorom danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do rejestracji i udziału w 15 Konferencji Kalorymetrii i Analizy Termicznej (CCTA15). Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości uczestniczenia w ww. konferencji.

X. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Informujemy, że nie podejmujemy wobec Pani/Pana decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym w formie profilowania.