Dziedzictwo w sieci: Digitalizacja w erze przemian / Heritage Online: Digitization in an Era of Change - Konferencja - BRIDGE of Knowledge

REGULAMIN KONFERENCJI      

„Dziedzictwo w sieci: digitalizacja w erze przemian”

13-14 października 2025

Politechnika Gdańska

Gmach Główny - Dziedziniec Fahrenheita

Narutowicza 11/12

Gdańsk

§ I Postanowienia ogólne

1. Przepisy niniejszego Regulaminu mają zastosowanie wobec Uczestników międzynarodowej konferencji „Dziedzictwo w sieci: digitalizacja w erze przemian”, którego Organizatorem jest Biblioteka Politechniki Gdańskiej.
2. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w programie konferencji i zobowiązuje się do publikacji na stronie internetowej aktualnych informacji.
3. Organizator w ramach opłaty konferencyjnej zapewnia Uczestnikom przerwy kawowe, lunche oraz kolację 13 października 2025.
4. Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:
   • Uczestnik: osoba fizyczna lub prawna dokonująca rejestracji na konferencję poprzez Formularz Zgłoszeniowy, dostępny na stronie internetowej konferencji. Wyróżnia się dwa rodzaje uczestnictwa: Słuchacz i Prelegent.
   • Słuchacz: osoba uczestnicząca w konferencji bez wystąpienia.
   • Prelegent: osoba uczestnicząca w konferencji z wystąpieniem.
   • Potwierdzenie udziału: mail wysyłany przez Organizatora konferencji w odpowiedzi na zgłoszenie dokonane poprzez Formularz Zgłoszeniowy.
   • Strona internetowa konferencji: https://event.mostwiedzy.pl/e/15latpbc

§ II Zgłoszenie udziału

1. Warunkiem uczestnictwa w konferencji jest zgłoszenie udziału poprzez poprawne wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego, dostępnego na stronie internetowej konferencji oraz dokonanie płatności za udział w konferencji.
2. Uczestnik zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia Formularza Zgłoszeniowego.
3. Uczestnik ma prawo dokonać zmiany danych, które zapisał w Formularzu Zgłoszeniowym za pomocą strony internetowej konferencji lub poprzez zgłoszenie takiej zmiany drogą elektroniczną na adres event.bpg@pg.edu.pl.
4. Pola tekstowe (nie będące polami wyboru) Formularza Zgłoszeniowego należy wypełnić używając pełnych nazw, bez użycia skrótów.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do Formularza Zgłoszeniowego błędnych danych przez Uczestnika.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do dysponowania listą Uczestników i publikowania imion, nazwisk oraz nazw instytucji lub firm wraz ze stanowiskami i stopniami naukowymi osób biorących udział w konferencji w celach promocji wydarzenia.
7. Wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na przesyłanie Uczestnikowi środkami komunikacji elektronicznej informacji związanej z konferencją.
8. Potwierdzenie udziału w konfernecji zostanie wysłane w ciągu 5 dni roboczych po dokonaniu płatności zgodnie z § III.
9. Rejestracja udziału zostaje zamknięta 30.09.2025 o godz. 13:00 lub po osiągnięciu limitu miejsc (120 osób). Decyduje kolejność zgłoszeń.
10. Uczestnicy, którzy zgłosili chęć aktywnego uczestnictwa w konferencji poprzez wygłoszenie prezentacji, są także zobowiązani do wypełnienia Formularza Zgłoszeniowego i zaznaczenia właściwej formy uczestnictwa – „Prelegent”.

§ III Płatności

1. Udział w konferencji jest płatny.
2. Opłata za udział w konferencji wynosi 200,00 PLN brutto dla Słuchaczy i 150,00 PLN brutto dla Prelegentów. Sponsorzy uczestniczą zgodnie z zasadami obowiązującymi w ramach wybranej opłaty sponsorskiej.
3. Opłata powinna zostać uiszczona do dnia 30.09.2025 r. za pomocą dedykowanej strony płatności lub na rachunek bankowy podane na stronie konferencji. Za dzień uiszczenia opłaty oznaje się dzień zaksięgowania środków na rachunku organizatora.
4. W ciągu 14 dni od dokonania płatności uczestnik otrzyma fakturę VAT na adres e-mail podany w formularzu dedykowanej strony płatności.

§ IV Uczestnictwo

1. Warunkiem uczestnictwa w konferencji jest wniesienie opłaty wymienionej w § III, która obejmuje:
   • uczestnictwo we wszystkich sesjach konferencji
   • przerwy kawowe i lunche w dn. 13-14.10.2025 r.
   • materiały konferencyjne
   • uroczystą kolację w dniu 13.10.2025 r.
2. Opłata nie obejmuje kosztów transportu i zakwaterowania.

§ V Rezygnacja z uczestnictwa

1. Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału w konferencji po przesłaniu informacji o rezygnacji drogą elektroniczną na adres e-mail: event.bpg@pg.edu.pl. Wykreślenie z listy Uczestników następuje niezwłocznie po przesłaniu potwierdzenia ze strony Organizatora.
2. Rezygnacja z udziału w konferencji do dn. 03.10.2025 r. do godz. 13:00, skutkuje zwrotem całości opłaty konferencyjnej. Po tym terminie zwrot opłaty nie będzie możliwy.

§ VI Ochrona danych osobowych i odpowiedzialność Uczestników

1. Dane osobowe Uczestników będą przechowywane i przetwarzane w zakresie niezbędnym do obsługi  i rozliczenia konferencji.
2. Podczas konferencji Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne i wideo. Uczestnictwo w wydarzeniach jest połączone z wyrażeniem zgody na wykorzystywanie wizerunku każdego z Uczestników, Prelegentów i Prowadzących w materiałach informacyjnych i promocyjnych konferencji.

§ VII Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo – w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych – do odwołania lub przełożenia konferencji.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas konferencji.
4. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.07.2025 r. Organizator ma prawo do zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie trzech dni od dnia publikacji na stronie internetowej konferencji.